Garantir a padronização de documentos dentro de uma empresa, na qual várias pessoas diariamente tem acesso a cada documento e alteram de um jeito diferente, é um grande desafio. Porém, uma solução de tecnologia que pode ser bem útil para ajudar a resolver este problema é o SharePoint. Ela não apenas auxilia nessa padronização de informações, como também ajuda no versionamento (processo que permite sabermos quando algo foi alterado no projeto; ou mesmo ter acesso a versões anteriores desse mesmo projeto).
No caso da padronização, o SharePoint permite a mudança do trabalho para atuar por meio de check-in e check-out do documento (sendo o check-out quando você pega o documento da biblioteca virtual e o check-in quando você devolve): neste momento, algumas informações pré-programadas são verificadas e, caso não estejam presentes, são perguntadas ao usuário por meio de um formulário. Somente após o registro destas informações é que o documento pode, de fato, ser devolvido a biblioteca, o que facilita muito o trabalho de garantir que os documentos possuam meta-informações obrigatórias.
Sensacional, certo? O que achou dessa facilidade do SharePoint? E isso ainda facilidade e torna mais preciso este ato de buscar documentos e informações.
