A gestão da tecnologia da informação pode ser considerada um processo recente para várias empresas, porém, é um elemento essencial para uma organização moderna. Com o uso de novas tecnologias e as mudanças na forma com que os produtos são consumidos, a sociedade se torna cada vez mais conectada. E é exatamente por isso que o fluxo de informações que são trocadas nos processos empresariais está cada vez maior.
Sendo assim, podemos dizer que uma boa forma de resumir a gestão da tecnologia da informação seria a garantia do acesso responsável, da integridade e também da continuidade dos dados.
Neste post ainda falaremos mais afundo sobre a gestão de TI, suas soluções, vantagens, como saber se precisa dela em sua empresa e muito mais. Boa leitura.
O que é e quais são as soluções que a gestão de TI oferece?
A gestão de TI é composta por uma série de práticas e políticas de processos que consistem em:
- armazenar corretamente assegurando a integridade dos dados;
- classificar e identificar eficiente as informações;
- compartilhar mensagens de forma segura;
- controlar o acesso aos dados;
- assegurar a integridade total das informações.
Toda essa série de funções que abrange a gestão de dados está diretamente ligada à documentos, contratos, e registros tanto físicos quanto virtuais. Até mesmo as discussões que são feitas em reuniões e acabam não sendo totalmente documentadas se encaixam nas ações desse modelo de gestão. Também vale lembrar que toda porta de comunicação deve ser administrada pelas políticas de informações.
A princípio, nenhum tipo de dado vai ser submetido a copia, compartilhamento, armazenamento ou acessos sem que essas atividades estejam sendo todas registradas para que futuramente esse registro seja verificado pela própria gestão da TI. Assegurar de que essas práticas estejam sempre sendo cumpridas rigorosamente é o que vai proporcionar uma eficiência e autoridade nos processos de gestão da empresa e da administração dos dados.
Também é comum que esse tipo de rotina acabe sobrecarregando as equipes, portanto, é importante que haja um investimento em tecnologias e também em reforçar parcerias com profissionais que consigam atuar em diversas áreas.
Etapas da gestão de TI
A gestão de TI consistem é uma série de processos que possuem como objetivo principal manter seguras e armazenadas todas as informações que foram e serão compartilhadas. Também vale lembrar que ela visa a garantia de que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a todos os dados e somente quando isso for solicitado. Sendo assim, a administração das informações da empresa estão inclusas nas seguintes etapas:
- Coleta: etapa em que é feito o agrupamento de todos os dados que foram trocados no fluxo de comunicação, algo que estará sempre acontecendo, de forma quase que inconsciente.
- Identificação: essa é a etapa em que é feita a identificação da fonte dos dados de acordo com as configurações do sistema que foram feitas pelo próprio gesto.
- Classificação: essa fase é executada em duas etapas, sendo que a primeira delas serve apenas para a classificação dos dados no armazenamento e para facilitar os encontrar posteriormente. Já na segunda etapa é feita a determinação do nível de acesso, assegurando que somente as pessoas certas tenham acesso aos documentos e dados.
- Processamento: essa é a fase em que acontece um tratamento dessa informação que está sendo gerida, isso vai desde mudança do formato e separação de áudio e vídeo até a adição de criptografia de segurança;
- Armazenamento: essa é a fase em que o é feito o armazenamento totalmente seguro das informações mais importantes, garantindo o bom funcionamento dos processos e evitando a perda de dados que possam ser necessários no futuro;
- Disseminação: etapa responsável pela garantia do compartilhamento seguro e mediado dos dados que foram solicitados.
Quais são as vantagens da gestão da tecnologia da informação?
Agora falaremos um pouco sobre as vantagens que uma gestão de TI pode proporcionar para a empresa que a aplica.
Aumento na produtividade
Quando se adicionam algumas tecnologias com o intuito de melhora no fluxo de comunicação, tais como os processos que ela incluí, a gestão da informação garante uma produtividade muito maior e mais notável dentro das equipes. Isso sem falar que fazer a gestão do conhecimento visando o melhor aproveitamento do capital humano dentro da estratégia da empresa faz parte da metodologia da gestão.
Agora com todos os processos já retrabalhados e com todos os membros da equipe em seu devido lugar, a empresa passa a ser mais rápida em diversas áreas como na produção, no atendimento e suporte ao cliente, nas pós-vendas, logística e estoque, etc.
Auxílio na redução de custos
Com o uso da gestão de TI, dados sobre várias áreas da empresa são gerados em tempo real. Utilizando essas informações, os gestores de TI se tornam capazes de fazer estimativas de uso e gastos, conseguindo analisar formas de otimização do uso dos recursos, conseguindo manter sempre a qualidade, porém, com uma redução de custos.
Outro ponto importante é que a gestão de informação traz o uso da tecnologia como parte da estrutura de negócio, ou seja, a transformação digital vira realidade para a empresa. Assim, as inovações tecnológicas são aplicadas em processos para automatizá-los e deixá-los mais dinâmicos, reduzindo etapas.
O principal impacto disso é:
- reduzir os custos na área do atendimento devido à agilização das etapas e por tornar os funcionários mais produtivos, tudo isso conseguindo atender mais clientes com o mesmo time de TI;
- utilizando a automação dos, consegue-se gerar uma satisfação muito mais notável na relação dos clientes para com a empresa, principalmente quando a automatização dos processos é aplicada na parte do atendimento, o tornando mais ágil e independente.
Também é bom lembrar que o fluxo de comunicação sempre será, em boa parte, digitalizado, proporcionando a cultura digital para quase todos os canais que estiverem sendo utilizados dentro da empresa.
Os gastos que existiam com telefonia também passam a se reduzir drasticamente pelo fato dos colaboradores passarem a utilizar muito mais os meios virtuais que estarão integrando inúmeros setores dentro do negócio.
Garantia da segurança dos dados
Segurança da informação é um dos principais objetivos da gestão de TI, que sempre visa os manter acessíveis somente a quem precisa e caso essa pessoa seja autorizada. Utilizando tecnologias nos processos, é possível alcançar uma empresa muito mais segura, além das melhorias na infraestrutura de TI.
Otimização da comunicação interna
Como a gestão da tecnologia da informação aborda todo o fluxo de informação da empresa, ela também influencia na comunicação interna. Dessa forma, todos os colaboradores podem trocar mensagens de forma segura e a todo momento. Utilizar as tecnologias para a melhora da interação entre os funcionários gera benefícios indispensáveis como:
- maior mobilidade e agilidade no acesso às informações;
- melhorias no fluxo das informações entre as diversas áreas da empresa;
- informações muito mais seguras e confiáveis;
- agilização do tempo de resposta tanto nos processos internos quanto externos.
Melhorias na satisfação do cliente
Esse é outro ponto que faz toda a diferença e que sem dúvidas pode ajudar muito na fidelização de clientes. A leitura de dados importantes é algo que é feito constantemente na gestão de TI e que melhora muito o atendimento, isso sem falar na implementação de tecnologias pontuais dentro do suporte. A automatização dos processos, por exemplo, é algo que gera grande satisfação para o consumidor e, além disso, ainda temos outros pontos benéficos como:
- melhoria no conhecimento sobre o perfil de consumo;
- otimização dos pontos estratégicos, assim como a entrega de produtos;
- aumento na confiabilidade e reputação da marca da empresa por contar com uma estratégia que visa a segurança dos dados;
Quais os sinais de uma empresa que precisa da gestão de TI?
Agora que você já sabe bastante sobre a gestão de TI, resta saber o momento certo de investir nessa metodologia. E essa é uma dúvida muito recorrente dentre os gestores de uma empresa. Sendo assim, agora falaremos sobre os sinais de uma empresa que está necessitando de uma gestão de TI o quanto antes, sendo eles:
Baixa produção
Índices baixos de produtividade dos funcionários é sempre um sinal vermelho indicando que é o momento exato para a implementação da gestão da tecnologia da informação. Também pode-se implantar a automação de processos que é ótima para auxiliar equipes de TI a serem mais ágeis. Isso sem contar que existe outras aplicações do gerenciamento de dados que conseguem melhorar a produtividade, como:
- prevenir e corrigir erros;
- análise e manutenção de equipamentos para estender a vida útil;
- evitar pausas de operação em momentos importantes.
Pouco controle de acesso
É muito comum que se perceba pelo menos em algum momento que alguma coisa estava totalmente fora do seu devido lugar, como documentos, ou dados armazenados de forma totalmente organizada, quando esse tipo de coisa se torna recorrente, é um sinal gritante para começar a investir no controle dos acessos. Isso vai além de medidas físicas, a gestão da informação trabalha ajudando com as boas práticas no ambiente virtual, proporcionando uma organização muito maior e mais funcional dentro dele.
Implementar senhas, formas de armazenar adequadamente e níveis de acessos definidos são ótimas políticas de segurança que contribuem para um melhor funcionamento dos processos que envolvem os dados e documentos virtuais. Além do controle feito para com os acessos de dentro da empresa, é importante se preocupar também com os ciberataques quem vem de fora do negócio, tentando tapar todas as brechas possíveis para que esse tipo de coisa não aconteça.
Departamentos não são integrados
Toda empresa possui várias áreas e quando essa infinidade de setores ou departamentos não se encontram integrados é importante partir para a gestão da informação. Como já dizemos anteriormente, uma equipe de TI com conhecimentos sobre várias áreas é fundamental para a promoção de boas práticas nos cuidados com a informação. Sendo assim, um dos primeiros passos a serem feitos tem de ser a integração de todos os times e departamentos.
Como melhorar a minha gestão de TI?
A importância de uma equipe de TI empenhada e com uma vasta área de conhecimento é essencial para ter uma boa gestão da tecnologia da informação e isso ficará bem evidente agora. Falaremos a seguir sobre as ferramentas e práticas que podem te ajudar a melhorar a gestão de TI.
Cloud computing
A computação em nuvem sempre traz muitos benefícios para o negócio que geralmente envolvem a falta da necessidade de se fazer grandes investimentos em infraestrutura, praticidade e acarretando também na redução de custos.
Streaming de filmes e séries, por exemplo, é uma forma bem recorrente de cloud computing que existe hoje em dia, em que podemos assistir qualquer seriado da distribuidora de streams mesmo sem baixar os episódios ou tê-los em arquivo físico.
Conseguimos também facilmente assistir uma partida de basquete do outro lado do mundo somente usando a internet. E isso são apenas exemplos básicos da computação em nuvem, dentro da área de TI essa tecnologia consegue abranger coisas muito mais complexas e que geram benefícios excelentes ao negócio.
Internet das coisas (IoT)
A internet das coisas é basicamente o futuro e se torna uma tendência cada vez maior em todos os ambientes. Ela consiste basicamente em ter o máximo de aparelhos e objetos conectados em conjunto via internet. Ao contrário da cloud computing, a IoT não tem seus processos transferidos para a nuvem, porém, precisa dela para que o processo seja devidamente otimizado. Como uma geladeira mais moderna, por exemplo, que é capaz de acessar a internet e mostrar no painel todos os preços de produtos que estão faltando dentro dela.
Ferramentas de relatório
As ferramentas de relatórios também são fundamentais para a melhora da estão, fazendo parte de um sistema maior e complexo como um esquema de módulos independentes integrados a outros softwares. A função de uma ferramenta de relatório é, basicamente, fazer uma análise e distribuição dos dados categorizados para a otimização da gestão da empresa.
Podemos concluir que a gestão da tecnologia da informação é, basicamente, uma série de processos. E é exatamente por isso que é de suma importância que você conte com uma boa equipe de TI, que possua conhecimentos vastos sobre diversas áreas e sempre antenados em novas tecnologias. A melhora dos processos proporciona uma satisfação bem maior ao cliente e ainda garante a segurança dos dados.
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